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5 Pautas para la protección de datos personales en posesión de las empresas
La protección de los datos personales por parte del sector empresarial representa todo un reto en épocas modernas, cuando las leyes que emiten las autoridades ponen diversos requisitos a todo aquel que maneja información de carácter personal correspondiente a clientes o usuarios.
Dado que existe mucha confusión acerca de los derechos que deben ser protegidos por medio de los nuevos instrumentos que se piden a las empresas por autoridades como el INAI, enseguida enumeramos cinco pautas que seguramente le permitirán estar preparado ante cualquier situación que se presente en su organización con motivo de la protección de datos personales de sus clientes o usuarios:
1.- Clasifique la información de sus trabajadores: Ningún dato personal de carácter sensible (que corresponde a cuestiones como historial laboral, antecedentes penales, certificados médicos, filiación política u orientación sexual) puede ser transferida a terceros sin consentimiento del titular. Resguardar estos datos es fundamental para dar seguridad a sus empleados.
2.- Cree bases de datos confiables: El hecho de manejar información de carácter personal es una gran responsabilidad, por ello debe haber suficientes archivos y base de datos que puedan ser reemplazados fácil y rápidamente en caso de extravío o pérdida total.
3.- Designe un encargado para proteger la información de sus clientes o usuarios: Contar con una persona capacitada para manejar la información y los documentos relativos a protección de información permite abarcar adecuadamente las medidas que previenen las leyes de la materia.
4.- Documente el acceso a la información efectuado por clientes o usuarios: Cuando alguna persona acceda a sus bases de datos lo ideal es que se genere una constancia del evento, pues de esa manera podrá esclarecer cualquier malentendido derivado de la utilización posterior a esa información. El uso e implementación del formato ARCO es una alternativa idónea.
5.- De seguimiento a los procesos de obtención de información: La realización de análisis de riesgos, actualización de documentos y capacitación de personal es primordial para evitar multas o cualquier clase de problemas con la autoridad o los titulares de la información.
En realidad, el manejo de datos personales por parte de particulares no tiene por qué ser una tarea engorrosa, solo requiere dedicar un espacio de tiempo para capacitar y verificar el cumplimiento de las disposiciones legales en vigor.
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